Претендовать на налоговый вычет вы можете только после оформления квартиры в собственность. Т.е., если оформили в 2016г, то налоговый вычет вы получите в 2017 году за 2016г. И сумма налогового вычета будет равна сумме перечисленных налогов в 2016г., а остаток будет переноситься на следующие годы. Будете подавать каждый год пока не получите свои 260 000.
Если у вас квартира в доле с другим членом семьи, то каждый из вас может претендовать на налоговый вычет в размере 18% от стоимости вашей доли в квартире, но не более 260 000 на каждого.
С процентов по ипотеке так же можно получить налоговый вычет с момента оформления квартиры в собственность. Ждать пока получите весь вычет за квартиру нет необходимости. Все ограничивается лишь суммой отчисления работодателя в налоговую. Если у вас хорошая и очень белая зарплата, получите за пару тройку лет, если только минималка - то может быть к пенсии(( Так что, калькулятор в руки и все станет ясно.
Декларация заполняется очень просто (не тратьте зря деньги в сомнительных) конторах. На сайте налоговой скачайте програмку. Под рукой держите справку 2 НДФЛ за истекший год, реквизиты работодателя для заполнения декларации. Список документов при подаче декларации там же, на сайте налоговой (не забудьте, вам будут нужны оригиналы и их копии)